A. Président du conseil d'administration

Prise en compte du Développement Durable dans les tâches habituelles du Conseil d’administration [412]

Question

Qu’est-ce que cela change pour les tâches habituelles du Conseil d’administration ?

Réponse
La dimension Développement Durable doit être intégrée dans toutes les tâches habituelles du Conseil d’administration, qu’il s’agisse du respect de la réglementation (conformité), du suivi et de la gestion des risques ou de la communication « Corporate » de l’entreprise.

1. Respect de la réglementation (Conformité)

Outre les informations devant figurer obligatoirement dans le rapport de gestion, les aspects Développement Durable doivent également être pris en considération dans les contextes suivants :

a. Rapport du Président sur le gouvernement d’entreprise et les procédures de contrôle interne et de gestion des risques

Le Code de commerce (art. L 225-37, al. 6 à 9, art. L 225-68, al. 7 à 10 et art. L 226-10-1) impose au Président du Conseil d’administration (ou du Conseil de surveillance) des sociétés cotées (sur un marché réglementé) de rendre compte, dans un rapport joint au rapport de gestion présenté à l’assemblée générale :

  • des procédures de contrôle interne et de gestion des risques ;
    Pour plus de détails, voir b. ci-après et n°510 sur les recommandations et le Cadre de référence de l’AMF.
  • de la composition, des conditions de préparation et d’organisation des travaux du Conseil. Le rapport doit mentionner le code de gouvernement d’entreprise auquel la société se réfère en appliquant le concept « comply or explain » (appliquer ou expliquer). Le code AFEP-MEDEF sur le gouvernement d’entreprise des sociétés cotées peut être désigné par les sociétés comme étant leur code de référence.

    Les principes de gouvernement d’entreprise des sociétés cotées sont issus notamment des rapports VIENOT 1 et 2 (juillet 1995 et juillet 1999), du rapport BOUTON (septembre 2002) ainsi que des recommandations AFEP-MEDEF (dernière version du 16 juin 2013) sur la rémunération des dirigeants mandataires sociaux des sociétés cotées. Cette dernière version intègre notamment le principe d’un vote consultatif des actionnaires sur les rémunérations de l’ensemble des mandataires sociaux.

    À l’échelle internationale, l’OCDE a également publié des principes de gouvernement d’entreprise (Principles of Corporate Governance). Révisés en 2004, ceux-ci indiquent notamment que le Conseil d’administration doit appliquer des normes éthiques élevées et qu’il doit prendre en considération les intérêts des différentes parties prenantes. Un guide méthodologique d’application de ces principes a été édité en 2012.

b. Rapport de gestion

Comme indiqué précédemment (voir n°410 2.a.), le rapport de gestion doit donner des informations relatives au Développement Durable. Le détail des informations devant être fournies, avant et après l’application de la loi « Grenelle II » est présenté ci-dessous.

Informations à fournir dans le rapport de gestion avant et après « Grenelle II »

1. Information à fournir avant « Grenelle II »

(ie pour les exercices clos jusqu’au 31 décembre 2010)
Depuis la loi no2001-420 du 15 mai 2001 (dite « loi NRE »), la publication d’informations sociales et environnementales dans le rapport de gestion est devenue une exigence légale pour les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé : ainsi le rapport de gestion doit rendre compte de la manière dont la société prend en considération les conséquences sociales et environnementales de son activité (C. com. art. L 225-102-1, al. 2 ; cet article a été modifié en profondeur par le Grenelle II, voir ci-après). Les informations à fournir ont été précisées par décret.

a. Informations sociales

Les informations sociales sont les suivantes (C. com. art. R 225-104) :

  1. informations liées à l’effectif :
    • l’effectif total, les embauches en distinguant les contrats à durée déterminée et les contrats à durée indéterminée et, en analysant les difficultés éventuelles de recrutement, les licenciements et leurs motifs, les heures supplémentaires, la main-d’œuvre extérieure à la société ;
    • le cas échéant, les informations relatives aux plans de réduction des effectifs et de sauvegarde de l’emploi, aux efforts de reclassement, aux réembauches et aux mesures d’accompagnement ;
  2. l’organisation du temps de travail, la durée de celui-ci pour les salariés à temps plein et les salariés à temps partiel, l’absentéisme et ses motifs ;
  3. les rémunérations et leur évolution, les charges sociales, l’application des dispositions du Code du travail relatives à l’intéressement, la participation et les plans d’épargne salariale, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;
  4. les relations professionnelles et le bilan des accords collectifs ;
  5. les conditions d’hygiène et de sécurité ;
  6. la formation ;
  7. l’emploi et l’insertion des travailleurs handicapés ;
  8. les œuvres sociales ;
  9. l’importance de la sous-traitance.
    Le rapport doit exposer la manière dont la société prend en compte l’impact territorial de ses activités en matière d’emploi et de développement régional.
    Il doit décrire, le cas échéant, les relations entretenues par la société avec les associations d’insertion, les établissements d’enseignement, les associations de défense de l’environnement, les associations de consommateurs et les populations riveraines.
    Le rapport doit indiquer l’importance de la sous-traitance et la manière dont la société promeut auprès de ses sous-traitants et s’assure du respect par ses filiales des dispositions des conventions fondamentales de l’Organisation internationale du travail (OIT).
    Il doit indiquer en outre la manière dont les filiales étrangères de l’entreprise prennent en compte l’impact de leurs activités sur le développement régional et les populations locales.

b. Informations environnementales

Les informations environnementales sont les suivantes (C. com. art. R 225-105) :

  1. La consommation de ressources en eau,matières premières et énergie avec, le cas échéant, les mesures prises pour améliorer l’efficacité énergétique et le recours aux énergies renouvelables, les conditions d’utilisation des sols, les rejets dans l’air, l’eau et le sol affectant gravement l’environnement, les nuisances sonores ou olfactives et les déchets ;
    Les rejets dans l’air, l’eau et le sol affectant gravement l’environnement sont les suivants (C. com. art. A 225-1) :
    • émissions dans l’air de gaz à effet de serre, de substances concourant à l’acidification, à l’eutrophisation ou à la pollution photochimique, de composés organiques persistants,
    • émissions dans l’eau et le sol de substances concourant à l’acidification ou à l’eutrophisation, de substances toxiques pour l’environnement aquatique,
    • émissions dans l’air et dans l’eau de métaux toxiques, de substances radioactives, de substances cancérigènes, mutagènes ou nuisibles pour la reproduction.
  2. Les mesures prises pour limiter les atteintes à l’équilibre biologique, aux milieux naturels, aux espèces animales et végétales protégées ;
  3. Les démarches d’évaluation ou de certification entreprises en matière d’environnement ;
  4. Les mesures prises, le cas échéant, pour assurer la conformité de l’activité de la société aux dispositions législatives et réglementaires applicables en cette matière ;
  5. Les dépenses engagées pour prévenir les conséquences de l’activité de la société sur l’environnement ;
  6. L’existence au sein de la société de services internes de gestion de l’environnement, la formation et l’information des salariés sur celui-ci, les moyens consacrés à la réduction des risques pour l’environnement ainsi que l’organisation mise en place pour faire face aux accidents de pollution ayant des conséquences au-delà des établissements de la société ;
  7. Le montant des provisions et garanties pour risques en matière d’environnement, sauf si cette information est de nature à causer un préjudice sérieux à la société dans un litige en cours ;
  8. Le montant des indemnités versées au cours de l’exercice en exécution d’une décision judiciaire en matière d’environnement et les actions menées en réparation de dommages causés à celui-ci ;
  9. Tous les éléments sur les objectifs que la société assigne à ses filiales à l’étranger sur les points 1o à 6o ci-dessus.

Le rapport de gestion doit également comporter « dans la mesure nécessaire à la compréhension de l’évolution des affaires, des résultats ou de la situation de la société (…) des indicateurs clés de performance de nature non financière ayant trait à l’activité spécifique de la société, notamment des informations relatives aux questions d’environnement et de personnel » (C. com. art. L 225-100, al. 3).

Sur des exemples de ce type d’indicateurs, voir n°574

Enfin, les sociétés anonymes exploitant une installation classée en catégorie « Seveso seuil haut » (installation prévue au IV de l’article L 515-8 du Code de l’environnement) doivent fournir une information sur la politique de prévention du risque d’accident technologique, sur la capacité de la société à couvrir sa responsabilité civile vis-à-vis des biens et des personnes et sur les moyens prévus pour assurer la gestion de l’indemnisation des victimes en cas d’accident engageant sa responsabilité (C. com. art. L 225-102-2).

Sur la notion d’installation classée en catégorie Seveso, voir n°470

2. Information à fournir après « Grenelle II »

(pour les exercices clos après le 31 décembre 2011)
La loi no 2010-788 du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l’environnement, dite « Grenelle II » (art. 225, modifiant l’article C. com. L 225-102-1), complétée du décret d’application n°2012-557 et de l’arrêté du 13 mai 2013 sur la vérification, a considérablement élargi l’exigence de communication environnementale et sociétale en :

    1. étendant le champ des informations requises sur les conséquences sociales et environnementales de l’activité de l’entreprise aux engagements sociétaux en faveur du Développement Durable ;

      La liste des informations à fournir comprend 42 items :
      1. Informations sociales :
        1. Emploi :
          • L'effectif total et la répartition des salariés par sexe, par âge et par zone géographique ;
          • les embauches et les licenciements ;
          • les rémunérations et leur évolution ;
        2. Organisation du travail :
          • l'organisation du temps de travail ;
          • l'absentéisme ;
        3. Relations sociales :
          • l'organisation du dialogue social, notamment les procédures d'information et de consultation du personnel et de négociation avec celui-ci ;
          • le bilan des accords collectifs ;
        4. Santé et sécurité :
          • les conditions de santé et de sécurité au travail ;
          • le bilan des accords signés avec les organisations syndicales ou les représentants du personnel en matière de santé et de sécurité au travail ;
          • les accidents du travail, notamment leur fréquence et leur gravité, ainsi que les maladies professionnelles ;
        5. Formation :
          • les politiques mises en œuvre en matière de formation ;
          • le nombre total d'heures de formation ;
        6. Egalité de traitement :
          • les mesures prises en faveur de l'égalité entre les femmes et les hommes ;
          • les mesures prises en faveur de l'emploi et de l'insertion des personnes handicapées ;
          • la politique de lutte contre les discriminations ;
        7. Promotion et respect des stipulations des conventions fondamentales de l'Organisation internationale du travail relatives :
          • au respect de la liberté d'association et du droit de négociation collective ;
          • à l'élimination des discriminations en matière d'emploi et de profession ;
          • à l'élimination du travail forcé ou obligatoire ;
          • à l'abolition effective du travail des enfants ;
      2. Informations environnementales :
        1. Politique générale en matière environnementale :
          • l'organisation de la société pour prendre en compte les questions environnementales et, le cas échéant, les démarches d'évaluation ou de certification en matière d'environnement ;
          • les actions de formation et d'information des salariés menées en matière de protection de l'environnement ;
          • les moyens consacrés à la prévention des risques environnementaux et des pollutions ;
          • le montant des provisions et garanties pour risques en matière d'environnement, sous réserve que cette information ne soit pas de nature à causer un préjudice sérieux à la société dans un litige en cours ;
        2. Pollution et gestion des déchets :
          • les mesures de prévention, de réduction ou de réparation de rejets dans l'air, l'eau et le sol affectant gravement l'environnement ;
          • les mesures de prévention, de recyclage et d'élimination des déchets ;
          • la prise en compte des nuisances sonores et de toute autre forme de pollution spécifique à une activité ;
        3. Utilisation durable des ressources :
          • la consommation d'eau et l'approvisionnement en eau en fonction des contraintes locales ;
          • la consommation de matières premières et les mesures prises pour améliorer l'efficacité dans leur utilisation ;
          • la consommation d'énergie, les mesures prises pour améliorer l'efficacité énergétique et le recours aux énergies renouvelables ;
          • l'utilisation des sols ;
        4. Changement climatique :
          • les rejets de gaz à effet de serre ;
          • l'adaptation aux conséquences du changement climatique ;
        5. Protection de la biodiversité :
          • les mesures prises pour préserver ou développer la biodiversité ;
      3. Informations relatives aux engagements sociétaux en faveur du développement durable :
        1. Impact territorial, économique et social de l'activité de la société :
          • en matière d'emploi et de développement régional ;
          • sur les populations riveraines ou locales ;
        2. Relations entretenues avec les personnes ou les organisations intéressées par l'activité de la société, notamment les associations d'insertion, les établissements d'enseignement, les associations de défense de l'environnement, les associations de consommateurs et les populations riveraines :
          • les conditions du dialogue avec ces personnes ou organisations ;
          • les actions de partenariat ou de mécénat ;
        3. Sous-traitance et fournisseurs :
          • la prise en compte dans la politique d'achat des enjeux sociaux et environnementaux.
          • l'importance de la sous-traitance et la prise en compte dans les relations avec les fournisseurs et les sous-traitants de leur responsabilité sociale et environnementale ;
        4. Loyauté des pratiques :
          • les actions engagées pour prévenir la corruption ;
          • les mesures prises en faveur de la santé et de la sécurité des consommateurs ;
        5. Autres actions engagées, au titre du présent 3°, en faveur des droits de l'homme.
    2. ne limitant plus cette obligation aux seules sociétés cotées sur un marché réglementé : elle concerne désormais toutes les sociétés dont le total du bilan ou chiffre d’affaires et le nombre de salariés excèdent certains seuils ;

Les seuils fixés par le décret 2012-557 sont les suivants pour la publication des informations requises :
1 milliard d'euros pour le total du bilan ou le montant net du chiffre d'affaires et 5 000 salariés : publication pour les exercices ouverts après le 31 décembre 2011,
400 millions d'euros pour le total du bilan ou le montant net du chiffre d'affaires et 2 000 salariés : publication pour les exercices ouverts après le 31 décembre 2012,
100 millions d'euros pour le total du bilan ou le montant net du chiffre d'affaires et 500 salariés : publication pour les exercices ouverts après le 31 décembre 2013.

    1. prévoyant que lorsque la société établit des comptes consolidés, les informations fournies sont consolidées et portent sur la société elle-même ainsi que sur l’ensemble de ses filiales ou des sociétés qu’elle contrôle. En outre, lorsque les filiales ou les sociétés contrôlées sont installées sur le territoire national et qu’elles comportent des installations classées soumises à autorisation ou à enregistrement, les informations portent sur chacune d’entre elles lorsque ces informations ne présentent pas un caractère consolidable.
    2. imposant la vérification des informations sociales et environnementales par un organisme tiers indépendant. Cette vérification doit donner lieu à un avis qui est transmis à l’assemblée des actionnaires ou associés. Cet avis comporte notamment une attestation sur la présence de toutes les informations (attestation d’exhaustivité) devant figurer au regard des obligations légales ou réglementaires.

L’arrêté précisant les modalités de vérification étant paru le 13 mai 2013, cette vérification par un organisme tiers indépendant s’impose aux sociétés émettant des titres échangeables sur un marché réglementé pour le premier exercice suivant le 31 décembre 2012 et à partir de l’exercice clos le 31 décembre 2016 pour les autres sociétés concernées. Toutefois, l’attestation d’exhaustivité des informations est due à partir de l’exercice clos au 31 décembre 2012 pour l’ensemble des sociétés.

  1. étendant l’obligation de donner des informations sociales et environnementales, ainsi que sur les engagements sociétaux en faveur du Développement Durable, aux entreprises publiques, aux établissements de crédit, entreprises d’investissement et compagnies financières, aux entreprises d’assurances, aux mutuelles et aux coopératives.

    En dehors de celles relatives à l’obligation de vérification par un organisme tiers (voir ci-dessus), ces dispositions sont applicables aux exercices clos à compter du 31 décembre 2011.

c. Comités d’audit

Rappelons que la Directive 2006/43/CE du 17 mai 2006 sur le contrôle légal des comptes (dite 8e directive) rend obligatoire la création de Comités d’audit (voir no  510). Ces comités doivent désormais prendre en compte la dimension Développement Durable de l’entreprise et clarifier les relations de l’auditeur interne avec l’administrateur en charge des questions d’éthique et de la Responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) ou avec le comité d’éthique, si ce dernier existe.

Pour plus de détails, notamment sur la recommandation de l’AMF sur les comités d’audit, voir n°510.
Pour plus d’information sur le comité d’éthique, voir n°414 point 2.a.

2. Suivi et gestion des risques et de la performance RSE

Le Conseil d’administration doit s’assurer que les risques liés au Développement Durable (sous toutes ses dimensions : environnementale, sociale, sociétale et gouvernance) ont bien été intégrés dans la cartographie des risques dont le Directeur des Risques et Assurances a la charge (voir n°512). Le reporting régulier de ces risques auprès du Conseil d’administration est également une priorité. Les enjeux sont tels en termes de responsabilité civile ou pénale , (voir n°410 point 2.b), d’image (détérioration, perte d’image de l’entreprise), de passifs environnementaux, sociaux ou envers la société civile et enfin de pertes d’opportunités dans le développement de nouveaux produits/marchés ou le changement éventuel de « business model », qu’il est impossible de ne pas considérer cette question comme prioritaire. Le Conseil d’administration doit s’assurer qu’il appréhende bien ces nouveaux enjeux et leur impact sur la stratégie à long terme de l’entreprise.
Toutefois, une vision focalisée sur les risques ne saurait suffire : le Conseil d’administration doit ainsi adopter une démarche de suivi de la performance RSE globale de l’entreprise. La mise en place de tableaux de bord de la performance RSE, présentant des indicateurs de progrès fiables et pertinents pour l’activité de l’entreprise, et le suivi en Conseil d’administration de ces indicateurs, doit également faire partie des  priorités du Président du Conseil d’administration.

3. Communication « Corporate » de l’entreprise

Le Conseil d’administration doit jouer un rôle de « sponsor » afin de déterminer les grandes orientations de la politique de communication de l’entreprise sur le sujet, qu’il s’agisse de communication « interne » ou « externe ». Les indicateurs de performance RSE sont un support de communication privilégié et peuvent faire l’objet d’un rapport spécifique – rapport de progrès développement durable – visé par le Conseil d’administration. Il doit veiller à ce que cette communication soit cohérente avec le degré d’avancement de l’entreprise dans ce domaine afin d’éviter toute destruction d’image ou l’anéantissement des efforts passés par des déclarations malheureuses, non étayées ou contradictoires entre elles.

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